Положение об обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец

Содержание

Общие понятия и сфера применения
Перечень баз персональных данных
Цель обработки персональных данных
Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действия с персональными данными субъекта персональных данных
Местонахождение базы персональных данных
Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам
Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных
Права субъекта персональных данных
Порядок работы с запросами субъекта персональных данных
Государственная регистрация базы персональных данных

1. Общие понятия и сфера применения

1.1. Определение терминов

база персональных данных — именованная совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме картотек персональных данных;

ответственное лицо — определенное лицо, которое организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом;

владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или с согласия субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает цель обработки персональных данных в данной базе данных, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не определено законом;

Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;

общедоступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещенные и опубликованные с ведома субъекта персональных данных.
Не считаются общедоступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, в которых субъект персональных данных оставляет свои персональные данные (кроме случаев, когда субъект персональных данных прямо указал, что персональные данные размещены с целью их свободного распространения и использования);

согласие субъекта персональных данных — любое документированное добровольное волеизъявление физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки;

обезличивание персональных данных — изъятие сведений, позволяющих идентифицировать личность;

обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, выполненных полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, связанных со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), обезличиванием, уничтожением сведений о физическом лице;

персональные данные — сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано;

распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные.
Не является распорядителем базы персональных данных лицо, которому владельцем и/или распорядителем базы персональных данных поручено выполнять работы технического характера с базой персональных данных без доступа к содержанию персональных данных;

субъект персональных данных — физическое лицо, в отношении которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;

третье лицо — любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владельцем или распорядителем базы персональных данных осуществляется передача персональных данных в соответствии с законом;

особые категории данных — персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данные, касающиеся здоровья или половой жизни.

1.2.

Данное Положение обязательно для применения ответственным лицом и сотрудниками продавца, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей.

2. Перечень баз персональных данных

2.1.

Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:

база персональных данных контрагентов.

3. Цель обработки персональных данных

3.1.

Целью обработки персональных данных в системе является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставление, получение и осуществление расчетов за приобретенные товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

4. Порядок обработки персональных данных

4.1.

Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки.

4.2.

Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:

  • документ на бумажном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать этот документ и физическое лицо;

  • электронный документ, который должен содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать этот документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных целесообразно удостоверять электронной подписью субъекта персональных данных;

  • отметка на электронной странице документа или в электронном файле, обрабатываемом в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.

4.3.

Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.4.

Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, правах, определенных Законом Украины «О защите персональных данных», цели сбора данных и лицах, которым передаются его персональные данные, осуществляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.5.

Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни (особые категории данных), запрещается.

5. Местонахождение базы персональных данных

5.1.

Указанные в разделе 2 настоящего Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

6.1.

Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу персональных данных на обработку этих данных, либо в соответствии с требованиями закона.

6.2.

Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается принять на себя обязательства по обеспечению выполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» либо не способно их обеспечить.

6.3.

Субъект отношений, связанных с персональными данными, подает запрос относительно доступа (далее — запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.

6.4.

В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место проживания (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность физического лица, подающего запрос;

  • наименование, местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, удостоверяющего запрос;

  • подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица;

  • фамилия, имя и отчество, а также другие сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, в отношении которого делается запрос;

  • сведения о базе персональных данных;

  • перечень запрашиваемых персональных данных;

  • цель и/или правовые основания запроса.

6.5.

Срок рассмотрения запроса не может превышать 10 рабочих дней с момента его поступления.
Запрос удовлетворяется в течение 30 календарных дней, если иное не предусмотрено законом.

6.6–6.11.

Отсрочка доступа, отказ в доступе и порядок уведомления осуществляются в соответствии с законодательством Украины. Решение может быть обжаловано в суде.

7. Защита персональных данных

7.1.

Владелец базы персональных данных оборудован системными и программно-техническими средствами и средствами связи, предотвращающими утрату, кражу, несанкционированное уничтожение, искажение, подделку и копирование информации и соответствующими международным и национальным стандартам.

7.2.

Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке.

7.3.

Ответственное лицо обязано:

  • знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;

  • разработать процедуры доступа сотрудников к персональным данным;

  • обеспечить соблюдение законодательства;

  • разработать процедуру внутреннего контроля;

  • информировать владельца базы о нарушениях;

  • обеспечить хранение документов о согласии субъектов персональных данных.

7.4.

Ответственное лицо имеет право:

  • получать необходимые документы;

  • делать копии документов и файлов;

  • участвовать в обсуждении вопросов защиты данных;

  • вносить предложения по улучшению работы;

  • получать объяснения по вопросам обработки данных;

  • подписывать документы в пределах своей компетенции.

7.5–7.7.

Сотрудники, имеющие доступ к персональным данным, обязаны соблюдать требования законодательства и не разглашать персональные данные. За нарушение требований законодательства они несут ответственность в соответствии с законодательством Украины.

7.8.

Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели их обработки, и не дольше срока, определенного согласием субъекта персональных данных.

8. Права субъекта персональных данных

Субъект персональных данных имеет право:

  • знать о местонахождении базы персональных данных;

  • получать информацию о доступе к персональным данным;

  • получать доступ к своим персональным данным;

  • получать ответ о хранении своих данных не позднее 30 календарных дней;

  • требовать изменения или уничтожения данных;

  • требовать защиты от незаконной обработки;

  • обращаться в государственные органы по вопросам защиты персональных данных;

  • применять средства правовой защиты при нарушении законодательства.

9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

Субъект персональных данных имеет право бесплатно получать сведения о себе.
Запрос рассматривается до 10 рабочих дней, а предоставление информации осуществляется в течение 30 календарных дней, если иное не предусмотрено законом.

10. Государственная регистрация базы персональных данных

Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии со статьей 9 Закона Украины «О защите персональных данных».